سیستم های مدیریت کیفیت

مجله موفقیت: مطالب این مقاله از جدیدترین مطالب برایان تریسی درباره واگذاری کارها برداشته شده است.

واگذاری کارها یکی از مهارت های اساسی مدیران مؤثر است. بدون توانایی واگذاری مؤثر و درست، نمی توانیداستعداد ذاتی خود به عنوان مدیر را آشکار کنید.

تعریف مدیریت عبارت است از «کسب نتیجه از طریق دیگران». در ذات این تعریف، ایده واگذاری مؤثر کارها، وظایف و مسئولیت ها به کارمندان نهفته است. توانایی و اشتیاق شما برای واگذاری کارها تعیین کننده پیشرفت و موفقیت در کسب و کار است.

بسیاری از مدیران به سختی کارها را واگذار می کنند. آنها اغلب علاقه ای به این کار ندارند یا از انجام آن ناتوان هستند و در نتیجه، فرصت های پیشرفت خود را محدود می کنند. از آنجا که جایگزین واگذاری کارها، انجام شخصی آن است، مدیران مسئولیت ها و کارهای زیادی دارند که باید شخصا انجام دهند و در نتیجه نمی توانند همکاری کاملی با سازمان هایشان داشته باشند.
 

 

فواید واگذاری

واگذاری کارها فواید و مزایای متعددی دارد. واگذاری به شما امکان می دهد تا حوزه کاریتان را از آنچه می توانید انجام دهید به آنچه می توانید کنترل یا مدیریت کنید، گسترش دهید. به این معنی که در طول روز کاری، می توانید بر کارهای محدودی تمرکز کنید که فقط خودتان از عهده انجامشان برمی آیید.

همچنین واگذاری کارها شما را قادر می سازد تا توانایی و لیاقت افراد زیردستتان را نیز ارتقا داده و این استعداد انسانی را شکوفا کنید.

امروزه مدیران با ظرفیت کامل خودکار می کنند؛ کارهای آنها از زمانی که برای انجامشان در اختیار دارند، بسیار بیشتر است. مدیر برای انجام همه کارهای مهم باید هر کاری که از عهده دیگران ساخته شده است را به آنها واگذار کند. این حقیقتی محض در زندگی کاری است.

واگذاری کارها قابل یادگیری است

خوشبختانه، واگذاری کارها مهارتی است که می تواند بهبود یابد. شما در ابتدا هر مهارتی را با یادگیری روش انجام آن می آموزید و سپس مدام تمرینش می کنید تا به عادت بدل شود؛ مثل رانندگی.

بسیاری از مدیران هرگز درباره واگذاری کارها آموزش ندیده اند. در نتیجه هر بار که رفتار جدیدی را می آموزید، در ابتدا احساس ناشی گری دارید، با این حال، هر چه بیشتر واگذاری کارها را تمرین کنید، برایتان ساده تر می شود.

با پیش فرض های مانع از واگذاری مؤثر مبارزه کنید

پیش فرض های بسیاری در مدیریت وجود دارد که اغلب مانع از واگذاری کارها توسط مدیران می شود. شاید این پیش فرض ها درست یا نادرست باشند اما موانعی ذهنی برای مدیر هستند. شاید بعضی از این پیش فرض ها و موانع را بشناسید اما از همه آنها آگاه نیستید. هرگاه واگذار کننده ضعیفی را می بینید، احتمالا یک یا چند مورد از این پیش فرض ها در کارش وجود دارد.

پیش فرض 1: زمان کافی برای واگذاری وجود ندارد

گاهی افراد آنقدر پرمشغله و غرق در وظایف هستند که گمان می کنند زمان کافی برای توقف و تشریح کارها برای شخص دیگری را ندارند. آنها فقط می خواهند کار را به سریع ترین شکل ممکن انجام دهند.

در سایر موارد شاید کار را به شخص دیگری واگذار کنند اما زمان کافی را به هدایت او و تشریح دقیق کاری که باید انجام شود اختصاص نمی دهند. شاید چیزی شبیه به این بگویند «این کار را تا فلان تاریخ انجام بده.» آنها این دستور را معادل با واگذاری کار می دانند اما چنین نیست. این کار مصداق کنار کشیدن است.

 

احتمالا این ضرب المثل قدیمی را شنیده اید که «هیچ وقت زمان کافی برای انجام درست کار وجود ندارد، اما همیشه زمان کافی برای دوباره انجام دادنش وجوددارد». به نظر می رسد که سازمان ها با شرکت هایی با مدیریت ضعیف، همیشه در حال دوباره کاری و تصحیح اشتباهات و سوءتفاهم های ناشی از واگذاری نکردن مؤثر کارها هستند.

در واقع، همیشه زمان کافی برای واگذاری مؤثر کارها وجوددارد. از این به بعد، هرگز نگویید که وقتی برای واگذاری شفاف کار ندارید. به یادداشته باشید که اختصاص زمان برای واگذاری درست کار، مؤثرترین راه استفاده از زمان برای کسب نتایج بیشتر و بهتر است.

پیش فرض 2: کارمند به اندازه کافی شایسته نیست

مدیران اغلب توانایی افرادشان را دست کم می گیرنداما تنها راه امتحان شایستگی واقعی افراد، واگذاری کارهای بیشتر از آنچه قبلا انجام داده اند و سپس دادنآزادی عمل به آنها برای اشتباه کردن و درس گرفتن از اشتباهات است.

افرادتان شما را شگفت زده می کنند. احتمالا و در کمال تعجب کارمندانتان قابلیت هایی دارندکه هرگز نمی دانسته اید. وقتی روش بهره برداری از توانایی هایشان را بیاموزید، نه تنها آنها احساس رضایت بیشتری از کارشان خواهند داشت، بلکه شما نیز به عنوان مدیر کارهای بیشتری انجام می دهید که به روند شغلی تان کمک می کند.

پیش فرض 3: اگر می خواهید درست انجام شود، باید شخصا انجامش دهید

این سوءتفاهم با نتیجه منطقی اش ضامن شکست در مدیرت است. اگر واقعا باور داشته باشید که باید همه کارها را شخصا انجام دهید و بخواهید که کار را به موقع و با استاندارد کیفی قابل قبول انجام دهید، کارهای بیشتر و بیشتر و وقت کمتر و کمتری خواهید داشت. این پیش فرض باعث عقب ماندگی شده و شما را محکوم می کند که به جای پیشرفت در مدیریت، همواره عملکرد یکسانی داشته باشید.

ناتوانی در گذر از انجام کار به مدیریت کار، بزرگترین دلیل شکست افراد در مدیریت است. تمایل طبیعی این است که به گوشه امن خود بازگردید و به جای واگذاری کار، شخصا آن را انجام دهید. همواره به خود یادآوری کنید که وظیفه شما مدیریت است نه انجام کار.

 

پیش فرض 4: در صورت واگذاری، افراد گمان می کنند که در جریان کارها نیستید

اغلب مدیران خود رأی هستند. خودمحوری به کارشان گره خورده است. آنها می خواهند دیگران فکر کنندکه بر کار مسلط هستند و همیشه می دانند چه خبر است؛ بنابراین از واگذاری کارها اجتناب می کنند.

با اینحال، عکس آن نیز صادق است. هرگز نمی توانید بفهمید که همیشه همه جا چه خبر است؛ اما همیشه می توانید به افرادی دسترسی داشته باشید که می دانندو می توانند به سرعت شما را در جریان قرار دهند.

پیش فرض 5: وقتی در کاری ماهر هستید، باید شخصا انجامش دهید

بسیاری از افراد ماه ها و سال ها را صرف ارتقای مهارتی می کنند که آنها را قادر می سازد تا پیشرفت کنند، ارتقا یابند و کارمند زیردستی داشته باشند. دام این است که انجام درست این کار گوشه امنی ایجاد می کند و شما مدام تلاش می کنید تا به گوشه امن همان وظیفه آشنای قدیمی بازگردید.

قانون این کار بسیار ساده است. باید هر کاری که در آن مهارت دارید و می توانید به آسانی انجامش دهید را واگذار کنید و سراغ کار دیگری بروید. اکنون باید کار نخست را به شخص دیگری یاد داده و محول کنید. نباید روی وظایف ساده و معمولی کار کنیدکه شخص دیگری هم می تواند انجامشان دهد.

قانون «70 درصد» را به کار گیرید. اگر شخص دیگری می تواند این کار را تا 70 درصد به خوبی شما انجام دهد، کار را به او واگذار کنید. وقتتان را برای انجام کارهای معدودی آزاد کنید که فقط از عهده شما برمی آید.

تمایل طبیعی ما این است که به کارهایی عادت کنیم که از آنها لذت می بریم، کارهایی که ما را به جایگاه امروزمان رسانده اند و بعدها نیز آنها را برای خود حفظ می کنیم. برعکس، باید کارهایی که در آنها مهارت دارید را واگذار کنید تا بتوانید به کارهایی بپردازید که به هوش، مهارت و توانایی بیشتری احتیاج دارد.

نقطه شروع واگذاری

نقطه شروع واگذاری مانند نقطه شروع همه مدیریت های موفق این است که قبل از هر اقدامی، زمانی را به تأمل درباره کار اختصاص دهید. با دقت به کاری که باید توسط شما یا دیگران انجام شود، بیندیشید یک روش خوب این است که اهداف کار، مخصوصا کار پیچیده را بنویسید و سپس چک لیستی از همه اقداماتی تهیه کنیدکه باید برای اتمام به موقع کار با کیفیت مطلوب انجام دهید.

بسیاری از مشکلات مدیریتی ناشی از عمل بدون فکر است. برعکس، موفقیت در مدیرت معمولا نتیجه اختصاص زمانی به تامل قبل از هر اقدام است. حوزه های معدودی وجود دارند که تفکر پیشاپیش در آنها مهمتر از حوزه واگذاری است.

 

آیا باید شخصا انجامش دهید؟

باید تصمیم بگیرید که هر کاری را شخصا انجام دهید، آن را به شخص دیگری در شرکت واگذار کنید یا آن را به متخصصی خارج از شرکت برون سپاری کنید. اگر در ابتدا زمانی برای اندیشیدن به کار داشته باشید، فقط می توانید چنین تصمیماتی را اتخاذ کنید.

اگر بهتر است، شخصا انجامش دهید

گاهی، این فرض که باید کار را واگذار کنید، اشتباه است؛ بهتر است که شخصا انجامش دهید. در ابتدای دوران کاری ام، تبلیغ نویس یک آژانس بزرگ تبلیغاتی بودم. در آن شغل، هر کتابی که می توانستم درباره تبلیغ نویسی حرفه ای پیدا کنم را می خواندم و به تدریج راهم را به سوی تبلیغ نویسی برای مشتریان ملی باز کردم.

امروز می توانم تقریبا برای هر موضوعی، هر محصول یا خدمتی تبلیغی سریع، ساده و عالی بنویسم. یکی از کارمندانم ساعت ها وقت را صرف نوشتن یک تبلیغ برای وب سایت یا سایر موارد تبلیغاتی می کند و با اینحال، نتیجه کارش چندان جالب نیست. اما من می توانم همان تبلیغ را ظرف چند دقیقه بنویسم و برای چاپ آماده کنم.

این یکی از آن حوزه هایی است که بهتر است خودم تبلیغ را به سرعت بنویسم تا اینکه آن را به شخص دیگری واگذار کنم یا شخصی را خارج از شرکت برای انجامش استخدام کنم.

شخص مناسب را پیدا کنید

با اینحال، اگر مجبورید به جای اینکه خودتان کار را انجام دهید، آن را واگذار کنید، بهترین شخصی که می توانید کار را به او واگذار کنید، کیست؟

وقتی کارها را واگذار می کنید، مطمئن شوید که آنها را به افراد مناسب سپرده اید. واگذاری کاری مهم به شخصی که استعداد و لیاقت انجام آن را از خود نشان نداده است، دستورالعمل بدبختی است. از افرادتان بخواهید که تلاش کنند، اما نه خیلی زیاد.
بسیاری از افراد و سازمان ها به علت واگذاری کاری مهم به شخصی که توانایی انجام صحیح آن را نداشته، با دردسرهای زیادی مواجه شده اند. به یاد داشته باشید که فقط عملکرد گذشته، شاخص واقعی عملکرد آینده است. همیشه کار را به شخصی واگذار کنید که بتواند آن را به شکلی سریع و کار او با بودجه مشخص انجام دهد.

کار را برون سپاری کنید

فرضیه دیگری که مدیران دارند این است که کار هر چه باشد، باید شخصی از درون شرکت انجامش دهد. با اینحال، امروزه شرکت هایی وجود دارند که در کارهای خاصی تخصص دارند و می توانید کل کار را به آنها برون سپاری کنید تا سریع تر، بهتر و ارزانتر از شما انجامش دهند.

همه چیز با برنامه ریزی آغاز می شود

شاید بزرگترین نتیجه ای که به عنوان مدیر از آن لذت خواهید برد، ناشی از برنامه ریزی باشد. همه برنامه ریزی ها با کاغذ و خودکار و تهیه فهرستی از کارهایی که باید انجام شود، زمان و روش انجامشان آغاز می شود. پس قبل از تصمیم گیری درباره واگذاری کار در ابتدا زمانی را به تفکر درباره آن اختصاص دهیدت و سؤالات مناسبی بپرسید.